QUBE helpt bedrijven stap voor stap verder op het gebied van innovatie, informatiesystemen en infrastructuur. Slimmer werken is onze missie. Ontzorgen ons doel en synergie onze kernwaarde. Veranderen is een passie en werkplezier dé drive bij QUBE. Maar wat doen we daar zelf aan en wat hebben we al gedaan om dit te realiseren?

Wij willen onze klanten te allen tijde zo goed mogelijk van dienst zijn. Een goede interne projectorganisatie in Exact Synergy helpt ons om controle te houden over zaken als contracten, planning, documenten en werkstromen. Door onze communicatiesystemen zoveel mogelijk te automatiseren en triggers in te zetten bij belangrijke momenten, kunnen we met relatief weinig mensen veel werk tegelijk managen.

In 2011 hebben we bij QUBE het Projectenbureau opgericht. Dit team bestaat uit Ellen, Jeroen, Susanne, Gonnie en ikzelf als Teamleider. Als TEAM helpen wij om de consultants en projectmanagers zoveel mogelijk te ontzorgen en dus te ondersteunen in hun werkzaamheden, zodat zij zich kunnen richten op hun expertisegebieden. Ieder zijn vak, nietwaar?

Door deze manier van werken kan het projectenbureau van QUBE de rest van de medewerkers binnen de organisatie zoveel mogelijk ontzorgen met de dagelijkse administratieve handelingen. Ook externe partijen die betrokken zijn bij het uitvoeren van projecten kunnen we op deze manier goed aangesloten houden. Zo kunnen consultants en projectmanagers zich volledig richten op het dagelijkse facturabele werk bij klanten. Bovendien zijn al onze systemen aan elkaar gekoppeld en online te benaderen. Tijd en plaats onafhankelijk werken is ons dan ook al jaren niet meer vreemd.

Uiteraard is de agenda van de medewerkers leidend. Deze wordt vanuit Exact Synergy direct gesynchoniseerd met Outlook. Iedereen heeft een smartphone waar deze gegevens naar doorgezet worden. Bovendien worden alle e-mails van klanten, partners en leveranciers automatisch opgeslagen onder de daarvoor bestemde relatiekaarten in het systeem. Op deze manier is iedereen op ieder moment van de dag op de hoogte van elkaars werk.

Voor de dagelijkse communicatie over randzaken en aanwezigheid gebruiken wij het interne social media systeem Yammer. Dit scheelt een hoop e-mailverkeer en zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is en centraal bij de conversaties betrokken blijft. Ook vragen en bijzondere momenten delen we op deze manier. Bijna dagelijks stuurt een collega een berichtje dat hij of zij wat later naar kantoor komt om zo de files te ontwijken. ’s Avonds veel file? Dan halen we wat eten en rijden we daarna naar huis. Past ook goed in ons Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) beleid.

Deze manier van werken zorgt er ook voor dat de QUBE medewerkers zaken en privé goed in balans kunnen houden. Iedereen heeft weleens een moment dat het beter uitkomt om niet naar kantoor te komen. Gewoonweg omdat er iets geregeld moet worden, er iets gezelligs op de agenda staat of omdat men zich wil opsluiten om in volle concentratie zaken uit te werken. Ons kantoor is dé plek waar collega’s elkaar ontmoeten en verder helpen. Maar via Lync kunnen vergaderingen ook via internet worden afgewikkeld.

Slimmer TEAMwork, dat is waar het allemaal om draait!