Gastblog Reward42: De administratieve last van keuzevrijheid voor HR

One-size-fits-all arbeidsvoorwaarden voldoen al lang niet meer. Met Employee Experience houd je medewerkers gemotiveerd en verbonden met je organisatie. Dit wil je als organisatie in alle facetten terug laten komen, maar hoe regel je dat met arbeidsvoorwaarden zonder dat je een onbegrijpelijke situatie voor de medewerker en administratieve last voor HR creëert?

 


 

Keuzevrijheid voor medewerkers

Met vier generaties op de werkvloer (babyboomers, X, Y en Z) zijn de verschillen nog nooit zo groot geweest. Organisaties willen deze medewerkers maatwerk bieden, ook in hun arbeidsvoorwaarden. Daarom hebben steeds meer organisaties en cao’s een of meerdere individuele keuzebudgetten of cao-á-la-carte in hun beleid opgenomen.

 

Enkele feiten en cijfers

 

 

Keuzebudgetten zijn arbeidsintensief

Iedereen ziet de toegevoegde waarde van deze keuzebudgetten. Maar tegelijkertijd zien organisaties ook de organisatorische last die dit met zich mee brengt. Want hoe ga je de mogelijkheden duidelijk communiceren en uitleggen aan medewerkers? En hoe regel je aanvullend een soepel lopend proces in?

 

Of kan het ook anders?

Als we teruggaan naar de initiële doelstelling, het bieden van een optimale Employee Experience, dan doorloopt een medewerker onderstaand proces.

 

 

Eerst moet bekend zijn welke mogelijkheden er zijn en voordat de medewerker een keuze maakt wil hij een duidelijk beeld wat dit voor hem persoonlijk betekent. Hoe eenvoudiger en sneller de medewerker door deze stappen heen kan lopen, hoe beter de experience voor die medewerker.

 

Daar komt direct de grootste uitdaging. Om alle mogelijkheden en consequenties inzichtelijk te maken is veel verschillende informatie nodig. En áls de medewerker al weet hoe hij de berekeningen moet maken, heeft hij vaak tot een aantal gegevens geen toegang. In dat geval moet de HR-afdeling of salarisadministratie dit voor de medewerkers uitzoeken en dat kost ze veel tijd en moeite.

 

Voorbeeld

Rondom het verkopen van verlofuren bestaat onder medewerkers vaak de gedachte dat ze hier ‘bijna niks aan overhouden’. Het uitrekenen van een relatief eenvoudige keuzeoptie als deze is soms al lastig, omdat er veel informatie nodig is:

  • Hoe wordt de waarde van een verlofuur berekend en welke gegevens heeft de medewerker hier voor nodig?
  • Welk belastingtarief moet de medewerker gebruiken om tot voor zichzelf de netto kosten te berekenen (bijzonder tarief, 37,75 procent of 49,50 procent)?

 

Reward communicatie software neemt deze taak over zodat de meest voorkomende vragen al beantwoord worden.

 

Gepersonaliseerd en proactief communiceren

Reward communicatie software biedt organisaties de mogelijkheid om regelingen en arbeidsvoorwaarden inzichtelijk te maken voor medewerkers. Geheel gepersonaliseerd zodat zij snappen wat de consequenties zijn van hun keuze.

In de software worden alle benodigde gegevens verzameld en direct de persoonlijke situatie van de medewerker berekend. Alle belangrijke informatie wordt direct beschikbaar in een portaal en is 24/7 online beschikbaar voor de medewerker.

 

Niet wachten tot medewerkers inloggen

Ook biedt reward communicatie software de mogelijkheid om proactief te communiceren zonder dat HR hier veel tijd aan hoeft te besteden. Op basis van vooraf ingestelde criteria kunnen e-mailnotificaties worden ingesteld. Denk aan een medewerker die verandert van functie of een medewerker die aan het einde van het jaar nog budget over heeft. Zij ontvangen automatisch een e-mail met de relevante informatie waardoor er optimale transparantie is voor de medewerkers.

 

Eenvoudige administratie

Alle keuzes die medewerkers maken in de keuzebudgetten moeten vervolgens verwerkt worden in andere softwaresystemen zoals de salarisadministratie. Het handmatig overnemen van gegevens kost het veel tijd en de kans op fouten is groot. Door dit proces maandelijks of zelfs dagelijks te automatiseren houdt de HR-afdeling en/of de salarisadministratie meer tijd over voor taken die waarde toevoegen voor de organisatie en medewerkers. Zo ontstaat er een beleving voor alle medewerkers, dus ook voor HR- en salarismedewerkers.

 

Reward42 en QUBE

Om ook QUBE-klanten deze mogelijkheden te bieden werken wij samen aan Employee Experience. Het portaal van Reward42 geeft medewerkers alle informatie over hun beloning en arbeidsvoorwaarden. Daarnaast maakt een naadloze integratie met Exact-software het administratieve proces eenvoudig en makkelijk beheersbaar.

 

De applicatie wordt ingericht volgens de regelingen van de organisatie (cao’s en bedrijfseigen) en geeft medewerkers inzicht in:
 

  • Welke keuzemogelijkheden zij hebben;
  • Hoe hun totale pakket aan beloningen en arbeidsvoorwaarden eruit ziet;
  • Wat specifieke arbeidsvoorwaarden (bijvoorbeeld verzekeringen) voor de medewerkers betekenen.

 

 

Wil jij ook ervaren hoe dit eruit ziet of meer weten over de mogelijkheden? Op 22 september organiseren QUBE en Reward42 een webinar waarin de mogelijkheden van de applicatie worden getoond. Schrijf je ook in.



Gepost door Linda van den Blink

Je reactie is welkom

Typ bovenstaande code over.
www.qube.nl gebruikt cookies om de website te verbeteren en te analyseren, voor social media en om ervoor te zorgen dat je relevante advertenties te zien krijgt. Als je meer wilt weten over deze cookies, klik dan hier voor ons cookie beleid. Bij akkoord geef je www.qube.nl toestemming voor het gebruik van cookies op onze website.
 Cookies NIET accepteren